Apa itu kantor? Kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan (perusahaan dan sebagainya) atau tempat bekerja.
Sementara itu, Merriam Webster menjelaskan harfiah kantor sebagai tempat di mana jenis bisnis tertentu ditransaksikan atau layanan disediakan, mulai dari tempat di mana fungsi pejabat publik dilakukan, markas besar yang mengarahkan perusahaan atau organisasi, hingga tempat di mana seorang profesional menjalankan bisnis. Yuk, simak lebih mendalam soal kantor di artikel ini!
Apa Itu Kantor?
Kantor adalah tempat di mana masyarakat di dunia menghabiskan sebagian besar waktunya, rata-rata diperkirakan 90.000 jam dalam hidup. Jika menilik sejarahnya, asal usul kantor bermula sejak pra abad ke-20. Di abad ke-15 muncul Scriptorium yang diciptakan sebagai tempat untuk menulis.
Scriptorium adalah ruang kerja pertama para biarawan abad pertengahan yang berbentuk meja bilik dan dirancang untuk menyalin manuskrip. Namanya secara harfiah diterjemahkan menjadi ‘tempat untuk menulis’.
Lalu pada tahun 1726 berdiri The Old Admiralty Office yang dibuka sebagai kantor pertama yang dibangun khusus di London. Sekarang dikenal sebagai The Ripley Office, setelah didesain ulang oleh “Master Carpenter“, Thomas Ripley. Kantor Ini telah menampung beberapa tokoh terkenal, termasuk penulis James Bond (dan mantan perwira intelijen angkatan laut) Ian Fleming, yang kamarnya selama WW2 terletak di dalam dinding gedung.
Di abad ke-20 tepatnya pada tahun 1902, kantor pun mulai dikembangkan dalam konsep bangunan vertikal. Hal itu sejalan dengan penemuan lift listrik tanpa roda gigi dan menjadi dasar untuk gedung pencakar langit. Beaver Building New York dan Chicago’s Majestic Building termasuk yang pertama menyambutnya. Dalam dekade berikutnya, gedung pencakar langit mulai berubah secara drastis.
Hingga memasuki abad ke-21, konsep dan harfiah kantor mengalami transisi yang cukup tajam. Pada tahun 2005, pusat bisnis unsocial menginspirasi hadirnya ruang kerja bersama alias coworking spaces. Kemunculannya diinisiasi oleh programmer Amerika, Brad Neuberg, yang mendirikan ruang kerja bersama pertama bernama Spiral Muse di San Francisco.
Sejarah dan asal usul kantor dari abad ke-15 hingga saat ini jelas memberi gambaran bahwa kantor telah berkembang secara konsisten dari waktu ke waktu. Saat ini, peran kantor bisa dibilang mengalami pergeseran tajam, terutama disebabkan penyesuaian dengan kebutuhan tenaga kerja modern.
Nah, sekarang Anda sudah tahu apa itu kantor. Selain penyewaan gedung atau ruko, Anda juga bisa membeli rumah untuk dijadikan ruang kerja atau kantor jika Anda memiliki usaha atau bisnis rumahan.
Fungsi Kantor
Apa itu kantor menurut fungsinya? Kantor memiliki fungsi utama dan dasar. Sebuah kantor pada dasarnya melakukan fungsi-fungsi yang terkait dengan manajemen informasi. Hal ini termasuk dalam membantu segala proses penerimaan, perekaman, pengaturan, analisis dan pengiriman informasi. Berikut penjelasan rincinya.
1. Fungsi Dasar
Menerima dan mengumpulkan berbagai jenis informasi dari berbagai sumber adalah fungsi dasar atau utama sebuah kantor. Informasi tersebut diperoleh dari dua sumber, yakni internal dan eksternal. Surat, faktur, edaran, pemberitahuan, memo adalah sumber internal. Sementara pemasok, pelanggan, pemerintah, hingga bank adalah sumber eksternal. Lalu apalagi fungsi dasar kantor?
- Memproses dan mengatur informasi
Ini adalah fungsi paling penting dari sebuah kantor. Informasi yang dikumpulkan dan dicatat tidak dapat langsung digunakan untuk pengambilan keputusan dan tujuan lain dalam organisasi. Oleh karena itu, harus diproses dan diatur. Pemrosesan informasi melibatkan penyiapan catatan, penyortiran, penyuntingan, dimana semua informasi harus diatur secara sistematis.
- Menyediakan informasi
Setelah menyusun dan menganalisis informasi, informasi tersebut siap untuk disuplai kepada manajemen. Ini memberikan informasi yang diperlukan kepada anggotanya kapanpun dibutuhkan. Informasi ini membantu dalam proses pengambilan keputusan.
- Retensi catatan
Retensi didefinisikan sebagai pelestarian arsip untuk referensi di masa mendatang. Hal itu melibatkan pengumpulan, pelestarian, klasifikasi dan perlindungan arsip untuk referensi di masa mendatang. Semuanya disimpan dalam file, komputer, dll. Setiap catatan memiliki rentang hidup, sehingga harus dilindungi sesuai dengan kepentingannya. Oleh sebab itu, efisiensi kantor tergantung pada bagaimana sebuah catatan disimpan.
2. Fungsi Administratif
Selain fungsi dasar, kantor juga memiliki fungsi administratif diantaranya terkait proses manajemen. Untuk membuat setiap bisnis sukses tentu harus ada manajemen yang baik. Untuk itu, kantor membantu terciptanya manajemen yang efektif, mencakup perencanaan, pengorganisasian, staf, pengarahan dan pengendalian, yang seluruhnya bertujuan untuk kelancaran fungsi organisasi.
Fungsi administratif kantor lainnya adalah hubungan masyarakat, pengembangan sistem dan prosedur perkantoran, menjaga aset agar aman mulai dari aset bergerak dan tidak bergerak, desain dan kontrol formulir, hingga fungsi personil. Mengingat kantor terkait dengan adanya perekrutan, pelatihan, penempatan, dan promosi karyawan.
Ruangan yang Ada di Kantor
Apa saja ruang yang ada di kantor? Pada dasarnya tiap kantor perusahaan memiliki ruang dan fasilitas berbeda sesuai dengan kebutuhan dan jenis bisnis yang dijalankan. Akan tetapi, sebuah kantor minimalis sederhana sekalipun harus memiliki tiga ruang utama sebagai berikut:
1. Ruang Kerja
Ruang kerja adalah area utama yang harus ada dalam sebuah kantor. Sama seperti rumah yang ideal, ruang kerja di kantor harus menjadi ruang yang nyaman bagi para karyawan. Desainnya harus mampu mendorong inspirasi, kreativitas, dan produktivitas dan mencerminkan budaya perusahaan Anda. Oleh sebab itu, agar karyawan dapat melakukan pekerjaan terbaiknya, ciptakan ruang kerja yang berbeda dan memenuhi berbagai kebutuhan mereka.
2. Ruang Meeting
Ruang meeting dan kantor berjalan beriringan. Jumlah ruang meeting yang harus dimiliki perusahaan bergantung pada jumlah karyawan, tata letak ruang kerja, dan frekuensi rapat yang diadakan. Berikut adalah beberapa jenis ruang meeting yang layak dipertimbangkan sebuah kantor:
- Ruang meeting besar: Ruang besar dengan layar presentasi dan banyak tempat duduk.
- Ruang meeting kecil: Ruang intim untuk pertemuan dengan 5 orang atau lebih.
- Brainstorming rooms: Ruang terisolasi dengan marker board untuk menghasilkan ide-ide hebat. Ruang ini juga dapat berfungsi sebagai ruang rapat kecil.
- Videoconferencing rooms – Ruangan yang dilengkapi dengan webcam dan monitor untuk panggilan video adalah suatu keharusan di tempat kerja modern.
3. Ruangan Pendukung
Selain ruang kerja dan ruang meeting, ruang kantor sebaiknya juga punya ruangan pendukung lainnya seperti ruang telepon. Apalagi jika konsep interior kantor terbuka, maka ada baiknya untuk menyediakan ruangan kecil bagi karyawan untuk menerima panggilan pribadi. Selain itu, ruangan pendukung yang sebaiknya ada mencakup dapur dan area umum yang dapat digunakan untuk bersosialisasi tanpa mengganggu orang lain.
Akan lebih maksimal jika kantor dilengkapi sarana ibadah seperti mushola minimalis, ruang kesehatan, ruang IT, webinar dan ruang rekaman, area ourdoor, area kebugaran, ruang ganti dan kamar mandi khusus karyawan.
Kantor Virtual Solusi Hemat untuk Sewa Ruang Kerja
Kehadiran virtual office adalah angin segar sehingga mulai dilirik banyak perusahaan. Virtual office sendiri merupakan merupakan kantor virtual dimana sebuah perusahaan bisa mendapatkan alamat kantor asli tanpa perlu menyewa atau mengurus administrasi.
Virtual office adalah solusi tepat bagi perusahaan yang ingin menghemat biaya operasional atau sewa kantor, memiliki tim yang bekerja secara remote, dan perusahaan yang sedang berkembang namun memerlukan alamat bisnis dengan lokasi kantor yang prestisius. Hal itu lantaran perusahaan tidak perlu mengeluarkan uang untuk menyewa gedung seperti kantor konvensional lainnya, tujuan utama virtual office tentu untuk menghemat operational cost.
Tidak hanya itu, virtual office juga membantu perusahaan rintisan (startup) yang baru memulai bisnis meningkatkan kredibilitas mereka di mata klien dengan memiliki alamat kantor resmi. Selain membantu mendapatkan alamat kantor, virtual office juga menawarkan fasilitas lain seputar operasional seperti layanan resepsionis untuk menerima paket, nomor telepon perusahaan, ruang rapat, serta video conference.